都内で営業をしている、ふじです。
残業をする事で、自分の時間を使って仕事をしている方は世の中に、沢山いると思います。
企業によって残業が全然ない会社や朝から晩まで働くブラック企業、
残業代が支給される会社や、みなし残業代として支給されている会社など、
会社の規模や業界によってバラバラだと思います。
仕事内容によって出来ること出来ないことがあると思いますので、
極力どんな仕事をしている人でも共通して、考え方を中心に今回は書いてみました。
技術的なことは少なめになっており、どちらかというと考え方や、
行動の仕方などがメインとなります。
一部技術的なこと（ショートカットキー）についても書いてありますが、
技術的なものは自分で何度も使って覚えることが必要です！
さて、早速私が残業を極力減らすための心がけをご紹介いたします。
Contents
【私が心がけている残業を減らすために行っている事】
・朝早く出社してやることをリスト化する
私は9時から17時半が勤務時間になるのですが、8時ごろに出社をしております。
また、出社して1番最初にやる事はとにかくその日にやるリストを作成することです。
本当に今日やらないと行けないこと、早く済ませたほうがいい事を書き出し、優先順位をつけて、こなしていきます。
とにかく意識しているのが、やらなければいけないことを書き出し、
その中で一番大変なことや、済ませないと他の人の仕事に影響ができることを優先的にタスクを完了させること意識しています。
・ゴールを意識する
次に私が心掛けているのは、最終的な着地をどうするかを常に考えています。
自分で考えたゴールが間違っていても構いません。
とにかく自分で考えて、行動をします。
間違っていて、2度手間になる事もありましたが、
同じことを繰り返さなければ、本当に重要な場面で、時間に余裕が出てきます。
日々の仕事で2度手間にならないように常にゴールを意識してもらえれば、
かなり同じ作業を何度も繰り返さずにすみ、結果的に効率よくタスクを進めていけます。
・自分でボールを持ち続けない
先ほどの優先順位をつけたタスクの中で、自分以外の人が出来る事に関しては、優先的に人に依頼をしていきます。
自分が別の作業を行なっている間に、
同時進行でタスクが進行されるように段取りが出来るようになると、残業も減るだけでなく、自分の仕事の質も上がるようになります。
また、自分でボールを持ち続けるとお客様や同僚、上司に迷惑をかけることになる可能性が上がります。
作業効率、作業スピードを上げるためにも、依頼できることは早く依頼する、少し調べて分からないことは人に聞く。
そのために、自分で処理ができるか？人に聞いた方がいいか？人に作業を依頼した方がいいかを判断する訓練をすることで、全体の作業効率上がって、残業が減らせるきっかけになります。
・ミスを減らす(同じミスを繰り返さない)
ここで話すミスを減らすというところと、先程書いたゴールを意識するの項目の中に、多少ゴールが間違っていて、2度手間になっても良いという部分が、
矛盾になっているかもしれませんが、
「同じミスを繰り返さない」という意味でのミスを減らすことをここで伝えたいです。
２度手間になったとしても、今後同じミスを繰り返さないことが大切です。
同じミスを減らすためにはどうすればいいかと言うことを私は意識しております。
また、常にどこかでミスが起きそうだな？と言う感覚を大切にしています。
そのミスが起きそうなところを改善するのに、少し時間がかかったとしても、これから先発生するトラブル対応の時間がなくなるとすれば、かなりメリットがあります。
また、自分だけではなく、同じ仕事をしている仲間に共有する事で、チーム全体で、効率化につながります。
チーム全体でミスを減らすことができれば、生産性を上げるきっかけにもなり、
チームのモチベーションUPにも繋がります。
・整理整頓・ルール化をする(資料、デスクトップ、データの名前をルール化する)
私の会社はISMSを取得しており、基本的にパソコンの中にお客様の情報などを保存することをNGとしています。
そのためダウンロードフォルダやゴミ箱を毎日削除すること意識しています。
これをきっかけに、自分なりにルールを決めて、データをすぐにリネームし、保存するようにしています。
私は「西暦（下二桁）月、日、データの中身」という名前を付けており、いつ作った、もらったデータなのか、更新したときは名前を付けて保存し、
古いデータはOLDフォルダを作成して、そこにどんどん入れ込んでいます。
また、フリーアドレスのオフィスのため、個人のロッカーはにはファイルボックスが4個しか入らないため、基本的に紙の資料は出力しない、PDFにスキャンしたものはシュレッダーにかけるなど、日々常に行っております。
事務所にいるときは複合機を使用しればかなりのスピード多くの書類をデータ化も出来ますが、
外や自宅にいてもiPhoneの純正のアプリの「ファイル」のスキャン機能を使えば、
比較的綺麗にスキャンもでき、またiCloud経由でノートパソコンに簡単にデータを共有することも可能です。
パソコンがWindowsであったとしても、ブラウザ上でiCloudにログインすることができるので、
テレワークのなかで元々紙ベースで仕事をしていた方も、こちらで少しでもペーパーレスに取り組んでいただければと思います。
ここでiPadなども持っていれば、書類を大きく拡大してみれるので、紙を印刷する時間やコストを削減できるので、かなりオススメです。
私の会社はセキュリティの都合上、個人のiPadを仕事で使用できないので、
仕事に使いこなせていないのが、残念なところですが・・・笑
iPadと一緒に買ったものも紹介していますので、下記のブログもぜひご覧ください。
【QOLを上げるオススメガジェット】１２月の購入品のご紹介 iPad・スマートペンシル・ロボット掃除機
・やらなくて良い事、後でやることを決める
私は基本的に都内で、電車で営業を回っています。
朝、昼、夕方に事務処理、その間は営業活動と移動時間となっています。
そのため、移動時間の隙間に、やることリストのメモを作成し、極力無駄な作業を行わない、優先順位を決めて、緊急度が高いものを処理をしています。
上司からの依頼を貰った話についても、必ず納期を確認して、自分のスケジュールの中で、処理できる日・時間を調整して対応をするように気を付けています。
とにかく、隙間時間を利用して
・社内営業を徹底する（人に仕事を依頼する）
まず初めに社内営業を行う。
これです。絶対的にこれです！
社内に敵が多い、嫌われている人、社内営業が苦手な人はとにかく仕事を自分で処理するしかなくなり、
また、ミスをした時にフォローをしてくれるのは最低限となります。
とにかく社内営業をすることで、ちょっと面倒な仕事も対応してくれます。
仕事をする上で、私は社内外問わず人間関係をとにかくビジネスライクにならないようと心がけています。
・ルーティン、テンプレート化
毎日や毎週作業を行っている事を見直すことが大切です。
何かのデータの打ち込みを自動化できないか？外注できないか？など
作業を洗い出してルーティン化、テンプレート化することで、無駄な作業を減らすことができて、その分別の仕事に時間を割くことができます。
社内で行うダブルチェックなども、昔からやっているからという理由で、
そのまま踏襲され続けて無駄なチェックも増えている事があります。
本当にチェックが必要なのか？もっと効率的にチェックすることができないかなど、
日々自分の作業に疑問をもって改善していくことが大切です。
一言で表すとPDCAを回すって感じですね！
・ショートカットキーの活用
エクセルやパソコンの操作について、ショートカットキーを覚えて使うことが大切です。
２秒かけて今までクリックをしていた作業を、1秒以下でできるようになったとします。
それを1日で10回同じ作業をしていたら1日で10秒、
同じようなショートカットキーを10個覚えたら100秒（1分40秒）作業が早くなります。
大量に情報を処理していくような仕事をしていたら、
今まで5分かけていた資料作成が2分ほどで終わったら、他の作業を進めることができます。
本当に使いこなすと、エクセルなどはマウスが不要になります。
よく使う「コピー＆ペースト」を例に挙げると、
いちいちキーボードから手を放して、マウスで操作して、コピーをしたいところを選択をして、クリックをしてコピーをして、貼りたいところを選択してペーストする作業で5，6回クリックをします。
Ctrl＋CとCtrl＋Ｖこの2回のショートカットキーで終わります。
1週間に1個新しいショートカットキーを覚えるだけで、どんどん作業が早くなっていくのが実感できるかと思います。
以外におすすめなのが、ウインドウを2分割するショートカットキーです。ウインドウマーク＋やじるし（←や→）です。
このショートカットキーを使うと、きれいにウインドウを半分に分けることができます。
複数の見積もりを見ながら比較をする、データを見ながら、エクセルを作成するときなど、活用できる場面は多いと思います。
一番大切なことは、残業を減らして何をしたいかです。
残業を減らすために大切な考え方などを、つらつら書いてきましたが、
大切なのは、残業を減らして何をしたいかです。
・もっと稼ぐために副業の時間を作りたい
・家族と一緒にいる時間を増やしたい
・趣味の時間を増やしたい
などなどこの記事にたどり着いた方は、自分の時間を取り戻すために、
試行錯誤をしていらっしゃる方が多いかと思います。
皆さんも一緒に残業を減らして自分の時間を増やしていきましょう！
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